Обновлено: 5 октября 2026
Сроки хранения документов по охране труда за 2 минуты
Сколько хранить журнал инструктажей, акт формы Н-1, отчёт о СОУТ или личную карточку СИЗ — вопрос, который всплывает на каждой проверке и при передаче дел в архив. Найдите документ, возьмите срок и точное основание по приказу Росархива № 236.
Знакомая ситуация?
Что вы получите
Начните печатать название журнала или акта — срок и пункт найдутся сразу.
Каждая позиция сверена с приказом Росархива № 236 — не на глаз, а по документу.
Наряд-допуск, отчёт о СОУТ — примечание объясняет, когда срок меняется на более долгий.
Чем это лучше поиска по тексту приказа
Найдите срок
Показано 0 из 0 позиций.
Сроки — из текста приказа, не «на глаз»
Каждая позиция сверена с разделом 7.3 приказа Росархива № 236. Частая ошибка — хранить журнал инструктажей или регистрации НС «постоянно»: по Перечню срок конкретный — 45 лет. И наоборот, короткий срок для документов со «сроком-вилкой» (наряды-допуски — 1 год, но при травме 45 лет) легко перепутать.
Контролировать сроки, а не только справляться о них
Справочник отвечает «сколько хранить». Чтобы не пропустить, когда истекает срок медосмотра, СОУТ или пересдачи, — заведите даты в календарь сроков: дашборд просрочек и выгрузка в Outlook/Google Календарь.
Как читать сроки
- «45 лет», «50/75 лет» — долгие сроки для документов о людях и вредных условиях: несчастные случаи, профзаболевания, списки работающих во вредных условиях, СОУТ. «50/75 лет» означает: дела, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, начатые позже — 50 лет.
- «Постоянно» и «до замены новыми» — перечни, нормы и требования. Постоянно их хранит тот, кто их утвердил: например, нормы выдачи СИЗ, утверждённые самим работодателем (п. 426). Чужие перечни — работ, запрещённых для женщин и несовершеннолетних, факторов для медосмотров (п. 410, 411) — у работодателя хранятся до замены новыми.
- «ЭПК» — после истечения срока документы могут отобрать на постоянное хранение; решает экспертно-проверочная комиссия (п. 418, 429).
- «5 лет», «3 года», «1 год» — оперативные документы: обучение, переписка, списки на выдачу, наряды-допуски после закрытия.
- Срок исчисляется не с даты документа, а с 1 января следующего года после того, как дело закончено делопроизводством.
Что дальше с этими данными
Где это в общей системе
- Обязательные журналы по охране труда и материалы расследования НС.
- Найти документ, взять срок и точное основание по приказу № 236.
- Срок хранения — это архив; срок действия документа (когда обновлять) — в календаре сроков.
Кто мы и почему это бесплатно
Коротко
«Профстандарт» — экосистема охраны труда: лицензированный учебный центр (лицензия № 11591), платформа обучения в реестре российского ПО Минцифры (№ 7075951), 15+ лет в отрасли. Мы зарабатываем на обучении и автоматизации — а инструменты для ежедневной работы СОТа держим открытыми и бесплатными.
Что этот справочник не делает — честные границы:
- Не отслеживает сроки актуальности документов. Это про хранение (архив), а не про то, когда обновлять СОУТ или медосмотр — для этого календарь сроков.
- Не заменяет юридическую консультацию по конкретному спору. Для нестандартных случаев (реорганизация, ликвидация) сверяйтесь с архивной службой отдельно.
- Не покрывает документы вне раздела 7.3. Кадровые и бухгалтерские сроки хранения — в других разделах приказа № 236, здесь не разобраны.
Частые вопросы
Сколько хранить журнал регистрации инструктажей?
45 лет — пункт 423 «а» Перечня (журналы, книги учёта инструктажа по охране труда, вводного и на рабочем месте). Не «постоянно» и не «до замены»: срок конкретный. Журналы профилактических работ и проверки знаний по охране труда — 5 лет (пункт 423 «б»).
Сколько хранить материалы расследования несчастного случая?
45 лет — акты (в том числе формы Н-1), заключения, отчёты, протоколы, справки, схемы, фото- и видеодокументы, выписки из журналов инструктажа о производственных травмах и несчастных случаях (пункт 425), а также книги и журналы регистрации несчастных случаев (пункт 424). Долгий срок связан с тем, что последствия травмы могут проявиться спустя десятилетия и пострадавшему понадобятся доказательства для страховых выплат. У работодателя (по месту составления) — 45 лет; копии в других организациях — 5 лет. Документы о случаях, связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами, — постоянно.
Сколько хранить отчёт о СОУТ?
45 лет — пункт 407 (отчёты о проведении специальной оценки условий труда и документы к ним) по месту проведения; в других организациях — 5 лет. При вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет.
Почему у нарядов-допусков сразу два срока?
Пункты 415 и 416: базовый срок наряда-допуска и журнала их учёта — 1 год после закрытия. Но если при выполнении работ произошли производственная травма, авария или несчастный случай — тот же наряд-допуск хранится 45 лет как часть материалов расследования.
Обязателен ли этот перечень для коммерческой организации?
Да. Приказ Росархива № 236 распространяется на все организации независимо от формы собственности — это единые типовые сроки хранения управленческих документов. Отраслевые и ведомственные перечни могут устанавливать сроки только не меньше указанных в нём.
Что дальше
- Календарь сроков (медосмотры, СОУТ, риски) — контроль дат: когда истекает срок медосмотра, СОУТ, оценки рисков, с выгрузкой в календарь
- Обязательные журналы по охране труда — какие журналы вести и по какому основанию
- Журнал регистрации несчастных случаев — шаблон .docx и порядок ведения
- Все сервисы — каталог
Нормативная база
- Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» — раздел 7.3 «Охрана труда» (пункты 407–430). Действует с 18.02.2020.